Como priorizar projetos

Uma das belezas do mundo do design instrucional é que há uma multidisciplinaridade sensacional. Tem gente de tudo quanto é área: Jornalismo, Pedagogia, Letras, Agronomia (pois é! rsrs), e por aí vai.

Cada um traz um pouco dessa formação para sua atuação como DI e isso é muito enriquecedor.

No meu caso, sou administradora de empresa, acabo trazendo muito desse cenário de gestão, ferramentas, análises, processos… uso Canvas de Negócios, por exemplo, há muitos anos em meus trabalhos – inclusive tenho, como um dos serviços que presto, uma Jornada Canvas voltada para o mapeamento dos valores da equipe de treinamento, de seus membros e de seu projetos.

Então, quando me perguntam: como faço para determinar prioridades entre todas as demandas que recebo, meu caminho natural é buscar por uma solução que já é amplamente utilizada no contexto administrativo: a Matriz GUT.

Matriz GUT

Quando há necessidade de tomar decisão resolvendo problemas complexos – no plural! – a GUT traz uma maneira de analisar esses problemas de forma muito crítica e criteriosa.

Salvo engano, essa matriz foi criada na década de 1980 por dois senhores muito simpáticos: Charles Kepner e Benjamin Tregoe.

… mais um motivo para amar os anos 80 <3

Bem, GUT é a sigla para Gravidade, Urgência e Tendência e cada uma dessas variáveis deve ser analisada e acordo com as respostas às seguintes perguntas:

– Gravidade

Qual é o impacto que está sendo causado pelo problema que o treinamento pretende resolver? Quão grave ele é?

– Urgência

Qual o prazo que temos para desenvolver uma solução de treinamento? Esse treinamento poderia esperar algum tempo para ser produzido?

– Tendência

Qual é a probabilidade de que esse problema se agrave caso um treinamento não seja ofertado? Se não solucionarmos esse problema via treinamento quais as chances de que esse problema piore?

Como aplicar a Matriz GUT em T&D

Aplicar a Matriz GUT não requer prática nem tampouco habilidade #antiguidadesfeeling

Vamos lá:

  • Abre aquele excel bonito que tem aí na sua máquina – ou uma planilha do Google
  • Na célula A1 escreva Projetos <3
  • Elenque nas linhas da coluna A cada um dos projetos que está na sua mente e tirando sua paz.

(sim eu sei como você se sente, vem cá pra receber uma abracinho)

  • Na célula B1 escreva Gravidade
  • Usando a escala abaixo, coloque a nota para cada projeto na sua respectiva linha:

1= Sem gravidade

2= Pouco grave

3= Grave

4= Muito grave

5= Extremamente grave

  • Na célula C1 escreva Urgência
  • Usando a escala abaixo, coloque a nota para cada projeto na sua respectiva linha:

1= Pode esperar

2= Pouca urgência

3= Urgente – é bom cuidar disso no curto prazo

4= Muito urgente

5= Precisa de ação imediata #acasacaiu

  • Na célula D1 escreva Tendência
  • Usando a escala abaixo, coloque a nota para cada projeto na sua respectiva linha:

1= Nada vai mudar

2= Pode piorar a longo prazo

3= Pode piorar a médio prazo

4= Pode piorar a curto prazo

5= Vai feder piorar rapidinho

Até aqui sua planilha deve estar parecida com essa:

Agora é que a magia acontece!

  1. Na célula E1 escreva GUT
  2. Para cada linha/projeto, multiplique os valores que você atribui em G, U e T

No exemplo acima, em Onboarding, vou multiplicar 5 x 1 x 3

(se você não souber como faz isso no exel, cutuca o ombro do coleguinha ao lado que ele te dá uma força)

A minha ficou assim:

Veja no meu exemplo que a maior nota é para o curso de Técnicas de Vendas (40), seguido pelos cursos de Apresentação pessoal (30), Como dar feedback (20), Onboarding (15) e Venda mais (08).

Voilá! Essa é a priorização que você deve dar a seus projetos.

Você pode estar pensando: ahã, é que você não conhece o cliente que pediu o curso Como dar feedback…

Sugiro que você adapte a Matriz GUT ao seu contexto.

Quais seriam critérios relevantes para você na priorização de cursos?

Talvez seja importante considerar os valores da companhia, ou os projetos que estão no Road Map, por exemplo.

Dessa maneira você prioriza de acordo com o que é mais importante em termos de resultado e visão estratégica para o seu negócio, combinado?

E aí, gostou dessa dica?

Faz a sua Matriz e me conta se a vida ficou mais fácil 😉

Deixe uma resposta

O seu endereço de e-mail não será publicado. Campos obrigatórios são marcados com *