Precisa de um LMS? Então você tem que saber disso! – parte 2

Na parte 1 desse post, cometei com você sobre o que é um LMS, quais os benefícios de se ter essa plataforma e o que tipos de ferramentas de apoio podem ser interessantes que o LMS apresente.

Hoje vamos falar sobre o processo de compra e vou denunciar alguns erros para que você não caia em armadilhas.

Sem mais delongas, vamos lá:

Processo de compra

1.      Definir necessidade

Qual o propósito de ter um LMS? Quais problemas serão solucionados com a compra de um LMS?

Procure respostas SMART (específico, mensurável, alcançável, relevante, temporal) para esses questionamentos, por exemplo:

– aumentar a produtividade dos funcionários em 20% até o final de ano por meio de aplicação de treinamentos online;

– alcançar o objetivo da companhia de aumentar o nível de satisfação do cliente em todas as empresas do grupo em 25% por meio de treinamentos a funcionários geograficamente dispersos até JUL18;

– diminuir o tempo de treinamento de novos funcionários de 2 meses para 2 semanas até o final do próximo semestre;

– diminuir os custos de treinamento em 30% até o final do ano reduzindo despesas de acomodação, alimentação e deslocamento de alunos e instrutores.

Conhecer seu público

Uma vez definida a necessidade, é hora de conhecer a fundo a quem o LMS deve servir. Isso faz toda diferença na hora de escolher a plataforma que oferece os melhores recursos, por exemplo:

– se você é uma instituição de ensino ou tem um público jovem a ser atendido, seu foco provavelmente estará em garantir engajamento do aluno por meio de gamificação, social learning, ferramentas colaborativas etc;

– se sua organização é composta por executivos atarefados, então talvez precise voltar seus olhos para soluções mobile;

– sua empresa está em vários países? Então é primordial que você tenha uma plataforma multi-idiomas.

E mais: você pretende atender parceiros ou vender cursos na sua plataforma? Considere as necessidades desses públicos.

2. Definir requisitos de implementação

Aqui vamos tratar de especificações técnicas, funcionalidades, suporte da plataforma e orçamento. Nesta etapa pode ser importante envolver a área de TI de sua empresa para entender questões de segurança da informação.

Cada organização terá suas especificidades, mas algumas coisas são comuns a todas, por exemplo:

– certificados;

– relatórios;

– área de acesso para instrutores;

– integração de conteúdo de acordo com os padrões SCORM e TinCAN;

– diferentes perfis de acesso, de acordo com os papeis e responsabilidades de cada um.

Nesta etapa você já terá condições de optar por um LMS exclusivo, desenvolvido para suas necessidades e instalado no servidor da empresa, ou um LMS na nuvem (Cloud LMS).

Os custos envolvidos na aquisição de um LMS podem envolver: licença, implementação, customizações e upgrades. Há algumas maneiras de se apresentar essa cobrança:

– por número de cursos disponíveis na plataforma, independentemente do número de usuários;

– por número máximo de usuários durante determinado período (mensal, semestral, anual);

– por usuários ativos na plataforma;

– por recursos ou módulos oferecidos (módulo Relatório, módulo Avaliação etc)

– licença perpétua.

Considere tudo isso no seu orçamento.

E, por último, mas não menos importante: cronograma! O tempo de conclusão desse projeto terá como base:

– tipo de LMS (um Cloud leva menos tempo);

– necessidade de customização para o seu negócio (quanto mais específico ou regulado o seu negócio for, mais tempo será investido aqui);

– disponibilização ou migração de materiais (se os cursos ainda serão produzidos ou se precisarão de ajustes para se adequar ao novo LMS. No mínimo, SCORM!).

3. Pesquisa de mercado

Agora que você conhece suas necessidades e suas limitações, veja o que o mercado oferece:

– faça benchmarking em empresas com necessidades parecidas com as suas;

– elabore um bom briefing com as informações que você apurou até aqui e chame os principais players de mercado para uma conversa;

– navegue no site desses potenciais fornecedores – geralmente já dá pra ter um “cheirinho” do sistema;

– peça um trial, sinta a experiência do LMS.

4. Avalie o LMS

Concluída a etapa anterior, você provavelmente tem dois ou três fornecedores que se encaixam no perfil que você busca.

Se o seu quadro de funcionários contempla um Analista de Implementação ou uma equipe especialista em treinamento, perfeito! Se não, busque um especialista para te ajudar nesse momento. Eu terei prazer em te ajudar nessa missão!

É importante que o maior número de áreas impactadas pela implantação do LMS participe dessa escolha, assim você já mitiga um dos principais riscos do projeto: não atender as necessidades específicas de um cliente interno.

Esse período de avaliação deve te trazer algumas respostas:

– Esse LMS atende as necessidades da organização?

– Qual o diferencial de cada fornecedor?

– Qual o custo da implementação? Lembre-se de considerar os custos indiretos.

– Quão flexível é o sistema?

– Faz integração com seus outros sistemas de gerenciamento?

– As atualizações e melhorias são frequentes?

– Qual o tempo médio de resolução de problemas?

– Qual o nível de suporte durante a implantação da plataforma?

– Como acontecerá a migração dos cursos e materiais que você já tem?

– As tarefas são essencialmente automáticas ou manuais?

5. Fechando negócio

Tenha em mente que escolher o melhor fornecedor entre suas opções é apenas metade do caminho (ou já é metade do caminho, se você vê o copo cheio!). Feito isso, agora é hora de:

Comunicar a decisão a todos os envolvidos;

Estabelecer um plano de ação e defina os papeis e responsabilidades de cada um dos envolvidos;

E, por último, sugiro que você avalie realizar a implementação por etapas, escolha uma escola de treinamento e siga em frente, mitigue riscos, aprenda com os erros e procure solucioná-los antes de passar para a próxima escola;

Erros comuns que devem ser evitados

São muitos fornecedores oferendo as melhores plataformas, por isso fique atenta para não cair em armadilhas.

  • Quero, posso, preciso?

Nenhuma plataforma vai resolver todos os seus problemas, pior ainda se você não conhece todos seus problemas! Avalie a real necessidade de ter um LMS, tenha clareza sobre quais são os objetivos e estratégias de treinamento da sua empresa. Pense a longo prazo!

  • Não deu match!

Cada empresa tem necessidades específicas, não é porque uma organização usa o LMS XPTO que você deve optar pelo mesmo. Verifique se as necessidades da sua organização são plenamente atendidas pelo fornecedor.

  • Pediu trial?

Faça um test drive na ferramenta, perceba a sua lógica, navegabilidade e analise cada detalhe.  Caso o fornecedor se negue, descarte-o antes que seja tarde!

  • Evitar DR

Converse sobre os planos futuros do fornecedor, peça que ele apresente um road map das atualizações e melhorias da plataforma.

  • Não falar de dinheiro

Ter um LMS não é um investimento que se faz apenas uma vez, considere os custos decorrentes de novas versões e de customizações e melhorias específicas para o seu negócio. É comum que esses valores adicionais representem cerca de 25% do orçamento inicial.

Considere também o número de usuários que terão acesso à plataforma (sejam eles funcionários, terceiros ou clientes). Em geral esse é um fator que compõe o custo do serviço.

  • Quem vê cara, não vê coração

Não basta ser bonita, tem que considerar a interface com o usuário. Avalie se a navegação é intuitiva.


E então? Me conta!

Ficou alguma dúvida? Você está nessa saga de busca por um LMS nesse momento?

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